Afgezien van pleidooien en bewijs, moeten buitenlandse bedrijven bij Chinese rechtbanken een reeks formaliteiten vervullen, die soms wat omslachtig kunnen zijn. Daarom is het noodzakelijk om voldoende tijd te reserveren om u voor te bereiden.
I. Certificaten van onderwerpkwalificatie: 'wie ben ik' en 'wie vertegenwoordigt mij'
Om deel te nemen aan de civiele geschillen in China, omvatten de certificaten van vakbekwaamheid die buitenlandse bedrijven moeten overleggen:
1. bedrijfsvergunning, of het certificaatdocument over een goede reputatie afgegeven door de bedrijfsregistratie-instantie;
2. documenten die het statuut van de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde vertegenwoordiger bevestigen (bv. Statuten van de vennootschap, besluit van de raad van bestuur, enz.);
3. documenten die de identiteit (“identiteitscertificaat”) van de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde vertegenwoordiger bevestigen, inclusief zijn / haar naam en functie;
4. paspoort of andere identiteitsdocumenten van de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde.
De bovenstaande documenten hebben voornamelijk betrekking op 'wettelijk vertegenwoordiger' (法定 代表人) en 'gemachtigde vertegenwoordiger' (授权 代表人), dus het is noodzakelijk om deze twee concepten te verduidelijken. Chinese bedrijven of buitenlandse bedrijven hebben allemaal een natuurlijke persoon nodig, namens het bedrijf, om de processtukken te ondertekenen en deel te nemen aan geschillen. Elk Chinees bedrijf heeft een geregistreerde 'wettelijke vertegenwoordiger', die het recht heeft om het bedrijf te vertegenwoordigen om deel te nemen aan geschillen zonder dat een aanvullende machtiging nodig is.
Als een buitenlandse onderneming een wettelijke vertegenwoordiger heeft, kan hij of zij namens de onderneming ook deelnemen aan de rechtszaak. Om zijn of haar status te certificeren, moet het buitenlandse bedrijf over het algemeen zijn statuten of andere soortgelijke documenten overleggen. Wat betreft het buitenlandse bedrijf zonder een wettelijke vertegenwoordiger, is het vereist om een 'gemachtigde vertegenwoordiger' specifiek te machtigen om deel te nemen aan de rechtszaak. In dit opzicht moet de buitenlandse onderneming een gerelateerd bestuursbesluit indienen dat is genomen in overeenstemming met haar statuten.
Het is opmerkelijk dat Chinese rechtbanken ook een "identiteitscertificaat" van de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde vertegenwoordiger vereisen. Dit certificaat bevat doorgaans slechts één enkele zin, zoals 'Een bepaalde persoon bekleedt een bepaalde functie in het bedrijf, hij / zij is ook de wettelijke vertegenwoordiger / de gemachtigde vertegenwoordiger van dat bedrijf'. Dit lijkt misschien overbodig; dergelijke eenvoudige, repetitieve documenten mogen echter niet worden weggelaten.
Het bovenstaande materiaal moet worden ondertekend door de directeuren of de secretaris van het bedrijf, enz., In overeenstemming met de buitenlandse lokale wetgeving en de statuten van het bedrijf. Opgemerkt moet worden dat China veel belang hecht aan de zeehonden. Daarom wordt aanbevolen dat buitenlandse bedrijven hun zegel op alle documenten aanbrengen, ook al zijn deze zegels louter decoratief en juridisch niet effectief in hun eigen land.
II. Volmacht: 'wie is mijn advocaat'
Om deel te nemen aan geschillen bij Chinese rechtbanken, moeten buitenlandse bedrijven vaak Chinese advocaten mandateren, en daarom moeten ze de volmacht aan de rechtbanken voorleggen. De volmacht wordt ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde vertegenwoordiger zoals hierboven beschreven, en bij voorkeur voorzien van het bedrijfszegel.
Als het bedrijf geen advocaat mandateert, moet de wettelijke vertegenwoordiger of de gemachtigde vertegenwoordiger persoonlijk deelnemen aan het geschil.
III. Legalisatie en legalisatie: 'mijn instrumenten zijn authentiek'
1. Wat zijn legalisatie en authenticatie
De meeste van de vakbekwaamheidsdocumenten en de autorisatieprocedures van buitenlandse bedrijven worden gevormd buiten het grondgebied van China. Om de authenticiteit van deze materialen te bevestigen, vereisen de Chinese wetten dat de inhoud en het vormingsproces van de materialen door een lokale buitenlandse notaris worden bekrachtigd (de stap van 'notarisatie') en vervolgens worden geauthenticeerd door de Chinese ambassade of het consulaat in dat land om te bevestigen dat de handtekening of het zegel van de notaris waar is (de stap van "authenticatie"). Alleen dan kunnen de materialen effectief worden.
In de praktijk zijn de stappen van legalisatie en authenticatie meestal als volgt:
(1) "notarisering" door een lokale buitenlandse notaris;
(2) verklaring door buitenlandse overheidsfunctionarissen dat de identiteit en handtekening van de notaris authentiek zijn;
(3) "authenticatie" door de Chinese ambassade of het consulaat in dat land dat de identiteit en handtekening van buitenlandse regeringsfunctionarissen authentiek zijn. De bijgevoegde afbeelding hierboven is een voorbeeld van de authenticatiedocumenten van de Chinese ambassade en het consulaat. Het verklaart alleen dat "Zowel het zegel van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken als de handtekening van de assistent-authenticatieofficier CHANA TURNER in de vorige documenten authentiek zijn"; en de autoriteit die de instrumenten heeft uitgegeven, moet verantwoordelijk zijn voor de inhoud ervan.
Als China een verdrag heeft gesloten met een bepaald land, moet het certificeringsproces worden uitgevoerd in overeenstemming met het verdrag.
2. De inhoud van legalisatie
Zoals eerder geïntroduceerd, is ‘authenticatie’ alleen bedoeld om te bevestigen dat de handtekening of het zegel van de notaris waar is, terwijl ‘notarisering’ de sleutel is om de authenticiteit van de documenten te bevestigen. Volgens onze ervaring moet de notariële brief in ieder geval de volgende inhoud bevatten.
(1) De bedrijfsvergunning of het certificaatdocument met een goede reputatie: (a) het tijdstip en de plaats van verkrijging van de kopieën; en (b) de kopieën zijn consistent met het origineel;
(2) De bedrijfsstatuten: (a) het tijdstip en de plaats van verkrijging van de kopieën; en (b) de kopieën zijn consistent met het origineel;
(3) Het besluit van de raad van bestuur: (a) het tijdstip en de plaats van het besluit; en (b) de ondertekening en het zegel worden uitgevoerd onder getuigenis van de notaris, die authentiek en rechtsgeldig zijn;
(4) Het "identiteitscertificaat": (a) de tijd en plaats om het certificaat te ondertekenen; en (b) de ondertekening en het zegel worden uitgevoerd onder getuigenis van de notaris, die authentiek en rechtsgeldig zijn;
(5) Het paspoort of andere identiteitsdocumenten: de documenten zijn authentiek en effectief; en
(6) De volmacht: (a) de tijd en plaats om de volmacht te ondertekenen; en (b) de ondertekening en het zegel worden uitgevoerd onder getuigenis van de notaris, die authentiek en rechtsgeldig zijn.
IV. Vertaling
Al het materiaal in vreemde talen dat aan Chinese rechtbanken wordt voorgelegd, moet vergezeld gaan van een Chinese vertaling (behalve in de zaken die door de Internationale handelsrechtbank van China van het Hooggerechtshof). In de praktijk eisen sommige Chinese rechtbanken zelfs dat de vertaling wordt verzorgd door de aangewezen vertaalbureaus.
Foto door Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) op Unsplash
Medewerkers: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
