China Justitie Observer

中 司 观察

EngelsArabischVersimpeld Chinees)NederlandsFransDuitsHindiItaliaansJapanseKoreanPortugeesRussianSpaansZweedsHebreeuwsIndonesianVietnameesThaiTurksMalay

Hoe e-mails te gebruiken als bewijs in rechtszaken in China?-CTD 101-serie

Do 10 nov 2022
Medewerkers: Meng Yu 余 萌
Editor: CJ Observer

E-mail is het belangrijkste communicatiemiddel bij grensoverschrijdende transacties. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk dat veel internationale handelscontracten rechtstreeks per e-mail worden gesloten, gewijzigd, uitgevoerd of beëindigd.

Deze post werd voor het eerst gepubliceerd in CJO GLOBAAL, die zich inzet voor het verstrekken van consulting services in China-gerelateerd grensoverschrijdend handelsrisicobeheer en incasso. Hieronder leggen we uit hoe incasso in China werkt.

Aangezien e-mails kerninformatie over transacties vastleggen, moet men, wanneer betrokken bij een internationaal commercieel geschil, beter weten hoe e-mails als bewijs moeten worden gebruikt wanneer een rechtszaak aanspannen bij een Chinese rechtbank.

De Chinese rechtbanken maken zich grote zorgen over de authenticiteit van elektronisch bewijsmateriaal zoals e-mails, aangezien elektronische gegevens vatbaar zijn voor manipulatie, wat ertoe kan leiden dat valse e-mails voor rechtbanken worden ingediend.

Chinese rechters bepalen de authenticiteit van e-mails meestal aan de hand van het type e-mailadres.

Zou Xiaochen, een partner in China's toonaangevende procesbureau, Tiantong Law Firm, vat drie soorten e-mailadressen samen en hun impact op de vaststelling door de rechter van de authenticiteit van e-mailbewijs.

I. Gratis persoonlijke e-mail

E-mailadressen die Chinezen het meest gebruiken, zijn QQ-e-mail en Netease-e-mail, terwijl buitenlandse gebruikers de voorkeur geven aan e-mailserviceproviders zoals Gmail, Hotmail en Yahoo.

U zult bijvoorbeeld vaak merken dat Chinese zakenlieden QQ-e-mail gebruiken, waarvan de adressen een reeks cijfers bevatten met “@qq.com” als postfix

Voor gratis persoonlijke e-mails zijn er een aantal voordelen, waaronder:

  • De e-mail is volledig gratis, wat bepaalde kosten kan besparen voor startups of individuen.
  • E-mailgebruikers hebben geen strikte identiteitsverificatie nodig en kunnen snel hun accounts registreren wanneer dat nodig is.
  • Persoonlijke e-mailgebruikers, meestal individuen, en e-mailserviceproviders, over het algemeen grote internetbedrijven, kunnen geen offline contact opnemen en hebben een ongelijke status. Daarom kunnen rechters aannemen dat de gebruikers de e-mailserviceproviders niet kunnen vragen om de e-mails te wijzigen, en dus aannemen dat de e-mails zeer waarschijnlijk authentiek zijn.
  • De e-mails in de persoonlijke gratis e-mail worden over het algemeen permanent opgeslagen.

Tegelijkertijd hebben gratis persoonlijke e-mails ook nadelen. Aangezien de meeste gratis e-mailadressen geen authenticatie met echte naam nodig hebben, kunnen rechters de identiteit van e-mailgebruikers niet bepalen.

II. Aangepast domein e-mailadres

Custom Domain Email wordt het meest gebruikt in commerciële activiteiten. Gebruikers hoeven alleen hun domeinnaam op te geven om hun domein-e-mailadres te verkrijgen van de Custom Domain Email-serviceprovider, terwijl het e-mailsysteem en de e-mailgegevens nog steeds worden opgeslagen op de servers van de serviceprovider.

E-mailserviceproviders brengen gebruikers over het algemeen kosten in rekening op basis van het aantal e-mailadressen en de lage drempel maakt het ideaal voor kleine en middelgrote ondernemingen.

In China gebruiken bedrijven meestal zakelijke e-maildiensten van Alibaba, Tencent of NetEase. Buiten China zijn Google Workspace en Office 365 veelvoorkomende e-mailserviceproviders.

Voordelen van Custom Domain E-mail:

  • Domein-e-mailservice stelt over het algemeen een domein-e-mailadres in en de gebruiker moet een contract sluiten met de serviceprovider, die kan fungeren als identiteitsverificatie. In het geval van een geschil kan de afzender de identiteit van de e-mailgebruiker niet ontkennen.
  • De e-mailgebruiker en de reguliere serviceprovider hebben ook een verschil in status, dus de serviceprovider zou meestal niet samenwerken met de gebruiker bij het knoeien met de e-mailgegevens. De rechters zijn daarom geneigd de authenticiteit van de e-mails op zijn servers aan te nemen.

Nadelen van Custom Domain Email:

  • Zodra een gebruiker stopt met het vernieuwen van de e-mailservice, kan de serviceprovider de domein-e-mailservice afsluiten en worden de e-mails die op zijn servers zijn opgeslagen, verwijderd.
  • Wanneer een medewerker vertrekt, kan zijn of haar e-mailadres worden verwijderd, waardoor zijn of haar e-mails verdwijnen.

III. Zelfgebouwd e-mailsysteem

Voor grote ondernemingen met honderdduizenden werknemers zal het een zware economische last voor hen zijn als ze nog steeds zakelijke e-mails van derden gebruiken. Daarom zullen dergelijke ondernemingen over het algemeen hun eigen servers gebruiken om e-mailsystemen te bouwen. Met andere woorden, bedrijven zullen zelf e-maildiensten leveren.

Voordelen van zelfgebouwd e-mailsysteem:

  • Wanneer het aantal medewerkers een bepaald niveau bereikt, kunnen zelfgebouwde e-mailsystemen ondernemingen enorme hoeveelheden geld besparen.
  • Ondernemingen hebben de serverbeheerdersrechten van hun zelfgebouwde e-mailsystemen en hoeven zich geen zorgen te maken over lekken van derden.

Nadelen van zelfgebouwd e-mailsysteem:

  • De meeste bedrijven hebben niet dezelfde informatiebeveiligingscapaciteit als grote e-mailserviceproviders, daarom zijn hun e-mailservers waarschijnlijk een doelwit voor hackers, wat kan leiden tot manipulatie of verwijdering van e-mailgegevens.
  • Toegang tot de e-mailservers is in handen van de ondernemingen zelf, dus de rechters zouden vermoeden dat de e-mailgegevens die op de servers zijn opgeslagen kwetsbaar zijn voor manipulatie.

Samenvattend, als u waarschijnlijk verwikkeld raakt in rechtszaken in China, moet u rekening houden met de volgende punten bij het gebruik van e-maildiensten.

  • Probeer de Custom Domain Email-service te gebruiken die wordt aangeboden door grote serviceproviders.
  • Behoud de originele domeinnaam bij het wijzigen van de e-maildomeinnaam.
  • Bewaar het e-mailadres van het vertrekkende personeel gedurende een bepaalde periode totdat de transacties die hij of zij behandelt zijn afgerond en er geen verder geschil zal ontstaan.
  • Bewaar elektronisch bewijsmateriaal voordat u belangrijke e-mailadressen of e-mails verwijdert.
  • Probeer e-mails op de servers te houden.
  • Wanneer de wederpartij gebruik maakt van een gratis persoonlijke e-mail, is het aan te raden om in e-mails te vragen om zijn identiteit te bewijzen.

 

* * *

Heeft u ondersteuning nodig bij grensoverschrijdende handel en incasso?

Het team van CJO Global kan u China-gerelateerde grensoverschrijdende handelsrisicobeheer- en incassodiensten bieden, waaronder: 
(1) Beslechting van handelsgeschillen
(2) Incasso
(3) Beoordelingen en onderscheidingen collectie
(4) Anti-namaak en IP-bescherming
(5) Bedrijfsverificatie en due diligence
(6) Opstellen en beoordelen van handelscontracten

Als u onze diensten nodig heeft of uw verhaal wilt delen, kunt u contact opnemen met onze Client Manager Susan Li (susan.li@yuanddu.com).

Als u meer wilt weten over CJO Global, klik dan op hier..

Als u meer wilt weten over de diensten van CJO Global, klik dan op hier..

Als u meer CJO Global-berichten wilt lezen, klikt u op hier..

 

 

Foto door Luc Bravo on Unsplash

Medewerkers: Meng Yu 余 萌

Opslaan als PDF

Andere klanten bestelden ook:

Het Chinese Wenzhou-hof erkent een monetair vonnis van Singapore

In 2022 oordeelde een plaatselijke Chinese rechtbank in Wenzhou, in de provincie Zhejiang, dat een monetair vonnis van de staatsrechtbanken van Singapore moest worden erkend en ten uitvoer gelegd, zoals blijkt uit een van de typische zaken die verband houden met het Belt and Road Initiative (BRI), onlangs vrijgegeven door de Chinese overheid. Hooggerechtshof van het Volk (Shuang Lin Construction Pte. Ltd. v. Pan (2022) Zhe 03 Xie Wai Ren nr. 4).

SPC geeft juridische interpretatie uit over de vaststelling van buitenlands recht

In december 2023 heeft het Chinese Hooggerechtshof een juridische interpretatie uitgevaardigd over de vaststelling van buitenlands recht, waarin uitgebreide regels en procedures voor Chinese rechtbanken zijn vastgelegd, met als doel de problemen aan te pakken die zich voordoen bij buitenlandse rechtszaken en de efficiëntie te verbeteren.

China herziet de wet op de bescherming van het mariene milieu

In oktober 2023 heeft het Permanent Comité van het Nationale Volkscongres, de Chinese wetgevende macht, de onlangs herziene Wet ter Bescherming van het Mariene Milieu afgekondigd, die strengere regels oplegt aan activiteiten in het mariene milieu en bepaalde lozingen en stortingen verbiedt.