China Justitie Observer

中 司 观察

EngelsArabischVersimpeld Chinees)NederlandsFransDuitsHindiItaliaansJapanseKoreanPortugeesRussianSpaansSwedishHebreeuwsIndonesianVietnameesThaiTurksMalay

Hoe e-mails te gebruiken als bewijs in rechtszaken in China?-CTD 101-serie

Do 10 nov 2022
Medewerkers: Meng Yu 余 萌
Editor: CJ Observer

E-mail is het belangrijkste communicatiemiddel bij grensoverschrijdende transacties. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk dat veel internationale handelscontracten rechtstreeks per e-mail worden gesloten, gewijzigd, uitgevoerd of beëindigd.

Deze post werd voor het eerst gepubliceerd in CJO GLOBAAL, die zich inzet voor het verstrekken van consulting services in China-gerelateerd grensoverschrijdend handelsrisicobeheer en incasso. Hieronder leggen we uit hoe incasso in China werkt.

Aangezien e-mails kerninformatie over transacties vastleggen, moet men, wanneer betrokken bij een internationaal commercieel geschil, beter weten hoe e-mails als bewijs moeten worden gebruikt wanneer een rechtszaak aanspannen bij een Chinese rechtbank.

De Chinese rechtbanken maken zich grote zorgen over de authenticiteit van elektronisch bewijsmateriaal zoals e-mails, aangezien elektronische gegevens vatbaar zijn voor manipulatie, wat ertoe kan leiden dat valse e-mails voor rechtbanken worden ingediend.

Chinese rechters bepalen de authenticiteit van e-mails meestal aan de hand van het type e-mailadres.

Zou Xiaochen, een partner in China's toonaangevende procesbureau, Tiantong Law Firm, vat drie soorten e-mailadressen samen en hun impact op de vaststelling door de rechter van de authenticiteit van e-mailbewijs.

I. Gratis persoonlijke e-mail

E-mailadressen die Chinezen het meest gebruiken, zijn QQ-e-mail en Netease-e-mail, terwijl buitenlandse gebruikers de voorkeur geven aan e-mailserviceproviders zoals Gmail, Hotmail en Yahoo.

U zult bijvoorbeeld vaak merken dat Chinese zakenlieden QQ-e-mail gebruiken, waarvan de adressen een reeks cijfers bevatten met “@qq.com” als postfix

Voor gratis persoonlijke e-mails zijn er een aantal voordelen, waaronder:

  • De e-mail is volledig gratis, wat bepaalde kosten kan besparen voor startups of individuen.
  • E-mailgebruikers hebben geen strikte identiteitsverificatie nodig en kunnen snel hun accounts registreren wanneer dat nodig is.
  • Persoonlijke e-mailgebruikers, meestal individuen, en e-mailserviceproviders, over het algemeen grote internetbedrijven, kunnen geen offline contact opnemen en hebben een ongelijke status. Daarom kunnen rechters aannemen dat de gebruikers de e-mailserviceproviders niet kunnen vragen om de e-mails te wijzigen, en dus aannemen dat de e-mails zeer waarschijnlijk authentiek zijn.
  • De e-mails in de persoonlijke gratis e-mail worden over het algemeen permanent opgeslagen.

Tegelijkertijd hebben gratis persoonlijke e-mails ook nadelen. Aangezien de meeste gratis e-mailadressen geen authenticatie met echte naam nodig hebben, kunnen rechters de identiteit van e-mailgebruikers niet bepalen.

II. Aangepast domein e-mailadres

Custom Domain Email wordt het meest gebruikt in commerciële activiteiten. Gebruikers hoeven alleen hun domeinnaam op te geven om hun domein-e-mailadres te verkrijgen van de Custom Domain Email-serviceprovider, terwijl het e-mailsysteem en de e-mailgegevens nog steeds worden opgeslagen op de servers van de serviceprovider.

E-mailserviceproviders brengen gebruikers over het algemeen kosten in rekening op basis van het aantal e-mailadressen en de lage drempel maakt het ideaal voor kleine en middelgrote ondernemingen.

In China gebruiken bedrijven meestal zakelijke e-maildiensten van Alibaba, Tencent of NetEase. Buiten China zijn Google Workspace en Office 365 veelvoorkomende e-mailserviceproviders.

Voordelen van Custom Domain E-mail:

  • Domein-e-mailservice stelt over het algemeen een domein-e-mailadres in en de gebruiker moet een contract sluiten met de serviceprovider, die kan fungeren als identiteitsverificatie. In het geval van een geschil kan de afzender de identiteit van de e-mailgebruiker niet ontkennen.
  • De e-mailgebruiker en de reguliere serviceprovider hebben ook een verschil in status, dus de serviceprovider zou meestal niet samenwerken met de gebruiker bij het knoeien met de e-mailgegevens. De rechters zijn daarom geneigd de authenticiteit van de e-mails op zijn servers aan te nemen.

Nadelen van Custom Domain Email:

  • Zodra een gebruiker stopt met het vernieuwen van de e-mailservice, kan de serviceprovider de domein-e-mailservice afsluiten en worden de e-mails die op zijn servers zijn opgeslagen, verwijderd.
  • Wanneer een medewerker vertrekt, kan zijn of haar e-mailadres worden verwijderd, waardoor zijn of haar e-mails verdwijnen.

III. Zelfgebouwd e-mailsysteem

Voor grote ondernemingen met honderdduizenden werknemers zal het een zware economische last voor hen zijn als ze nog steeds zakelijke e-mails van derden gebruiken. Daarom zullen dergelijke ondernemingen over het algemeen hun eigen servers gebruiken om e-mailsystemen te bouwen. Met andere woorden, bedrijven zullen zelf e-maildiensten leveren.

Voordelen van zelfgebouwd e-mailsysteem:

  • Wanneer het aantal medewerkers een bepaald niveau bereikt, kunnen zelfgebouwde e-mailsystemen ondernemingen enorme hoeveelheden geld besparen.
  • Ondernemingen hebben de serverbeheerdersrechten van hun zelfgebouwde e-mailsystemen en hoeven zich geen zorgen te maken over lekken van derden.

Nadelen van zelfgebouwd e-mailsysteem:

  • De meeste bedrijven hebben niet dezelfde informatiebeveiligingscapaciteit als grote e-mailserviceproviders, daarom zijn hun e-mailservers waarschijnlijk een doelwit voor hackers, wat kan leiden tot manipulatie of verwijdering van e-mailgegevens.
  • Toegang tot de e-mailservers is in handen van de ondernemingen zelf, dus de rechters zouden vermoeden dat de e-mailgegevens die op de servers zijn opgeslagen kwetsbaar zijn voor manipulatie.

Samenvattend, als u waarschijnlijk verwikkeld raakt in rechtszaken in China, moet u rekening houden met de volgende punten bij het gebruik van e-maildiensten.

  • Probeer de Custom Domain Email-service te gebruiken die wordt aangeboden door grote serviceproviders.
  • Behoud de originele domeinnaam bij het wijzigen van de e-maildomeinnaam.
  • Bewaar het e-mailadres van het vertrekkende personeel gedurende een bepaalde periode totdat de transacties die hij of zij behandelt zijn afgerond en er geen verder geschil zal ontstaan.
  • Bewaar elektronisch bewijsmateriaal voordat u belangrijke e-mailadressen of e-mails verwijdert.
  • Probeer e-mails op de servers te houden.
  • Wanneer de wederpartij gebruik maakt van een gratis persoonlijke e-mail, is het aan te raden om in e-mails te vragen om zijn identiteit te bewijzen.

 

* * *

Heeft u ondersteuning nodig bij grensoverschrijdende handel en incasso?

Het team van CJO Global kan u China-gerelateerde grensoverschrijdende handelsrisicobeheer- en incassodiensten bieden, waaronder: 
(1) Beslechting van handelsgeschillen
(2) Incasso
(3) Beoordelingen en onderscheidingen collectie
(4) Anti-namaak en IP-bescherming
(5) Bedrijfsverificatie en due diligence
(6) Opstellen en beoordelen van handelscontracten

Als u onze diensten nodig heeft of uw verhaal wilt delen, kunt u contact opnemen met onze Client Manager Susan Li (susan.li@yuanddu.com).

Als u meer wilt weten over CJO Global, klik dan op hier.

Als u meer wilt weten over de diensten van CJO Global, klik dan op hier.

Als u meer CJO Global-berichten wilt lezen, klikt u op hier.

 

 

Foto door Luc Bravo on Unsplash

Medewerkers: Meng Yu 余 萌

Opslaan als PDF

Andere klanten bestelden ook: