Sleutelfaciliteiten:
- Vanaf 2022 zijn alle Chinese centrale staatsbedrijven (CSE's) verplicht om de functie van Chief Compliance Officer (CCO) op te zetten, een functie die gelijktijdig wordt bekleed door de General Counsel.
- CSE's wordt gevraagd om de nalevingsbeoordeling in te bedden in het operationele en beheerproces als een verplichte procedure.
- Bijna alle CSE's zijn bezig met het opzetten van compliancemanagementsystemen en de functie van CCO, en velen van hen zijn op weg naar certificering van compliancemanagementsystemen onder ISO 37301:2011 en GB/T35770-2022.
- Deze praktijk wordt ook uitgebreid van CSE's naar lokale staatsbedrijven.
De regelgevende autoriteit van Chinese staatsbedrijven (SOE's) vereist dat alle centrale SOE's de functie van Chief Compliance Officer (CCO) instellen.
In augustus 2022 heeft de Commissie voor toezicht op en administratie van staatsactiva van de Staatsraad (SASAC) de "Maatregelen voor het nalevingsbeheer van centrale staatsbedrijven (CSE's)" (中央企业合规管理办法, hierna de "2022 Maatregelen"), waarbij van CSE's wordt geëist dat ze, in het licht van de feitelijke situatie, de functie van CCO instellen, die gelijktijdig zal worden bekleed door de General Counsel.
De CCO rapporteert aan de verantwoordelijken van de onderneming, geeft leiding aan de afdeling Compliance Management voor het uitvoeren van het Compliance Management en begeleidt de ondergeschikte ondernemingen en afdelingen bij het uitvoeren van het Compliance Management.
Centrale staatsbedrijven, een afkorting van "centraal beheerde staatsbedrijven", verwijzen naar volledig staatsbedrijven of staatsbedrijven die worden beheerd door de centrale overheid.
SASAC is ondergeschikt aan de Staatsraad en heeft de bevoegdheid om toezicht te houden op sommige CSE's en is een investeerder in deze CSE's.
I. Rol van de CCO
SASAC vereist dat CSE's de nalevingsbeoordeling als een verplichte procedure integreren in het operationele en beheerproces.
De CCO brengt adviezen over nalevingsbeoordelingen uit in belangrijke besluitvormingsaangelegenheden en geeft duidelijke adviezen over de naleving van zaken waarover moet worden beslist.
Als een CSE, als gevolg van zijn schendingen, onderhevig is aan grote juridische geschillen, grote administratieve sancties, strafzaken of grote nalevingsrisico's zoals sancties door internationale organisaties, wat resulteert of kan leiden tot aanzienlijke vermogensverliezen of ernstige nadelige gevolgen, de CCO zal het voortouw nemen bij het organiseren van de afdeling compliance management om responsmaatregelen te nemen.
De afdeling compliance management onder leiding van de CCO heeft de volgende functies en bevoegdheden:
- het organiseren van het opstellen van compliance management regels, jaarplannen, werkverslagen, etc.;
- om een nalevingsonderzoek uit te voeren van regels en voorschriften, zakelijke contracten en belangrijke beslissingen;
- om compliancerisico's te identificeren, te waarschuwen en aan te pakken;
- het evalueren van de doeltreffendheid van het compliance managementsysteem zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur;
- om meldingen van overtredingen te accepteren, geheime omgangsadviezen voor te stellen en onderzoek naar overtredingen te organiseren of eraan deel te nemen;
- om andere afdelingen van het bedrijf te organiseren of te helpen bij het uitvoeren van compliance-trainingen;
- om nalevingsadvies van andere afdelingen van het bedrijf te aanvaarden; En
- om de informatisering van compliance management te bevorderen.
II. SASAC's promotie van de corporate compliance van CSE's
SASAC promoot corporate compliance onder CSE's sinds 2018. In hetzelfde jaar vaardigde SASAC de "Guidelines on Compliance Management of Central State-owned Enterprises (for Trial Implementation)" (中央企业合规管理指引(试行), hierna de " 2018 Guidelines"), waarin CSE's worden verplicht het compliancebeheer te versterken.
Volgens de 2018-richtlijnen verwijst "nalevingsbeheer" naar georganiseerde en/of geplande beheeractiviteiten zoals het formuleren van regels, risico-identificatie, nalevingsbeoordeling, risicorespons, verantwoording, beoordeling en evaluatie, en nalevingstraining, gericht op het effectief voorkomen en controleren van naleving risico's en met het bedrijfsvoeringsgedrag van ondernemingen en werknemers als doelwit.
Sindsdien heeft SASAC 2022 verder bevestigd als het jaar van het versterken van het compliancebeheer voor CSE's. Op basis hiervan heeft SASAC de maatregelen van 2022 verder afgekondigd, ter vervanging van de richtlijnen van 2018.
De 2022-maatregelen vereisen dat CSE's het compliancebeheersysteem opzetten en verbeteren. Voorafgaand hieraan zijn sommige CSE's al bezig met de opbouw van het compliancemanagementsysteem in overeenstemming met de Compliance Management Systems-Requirements with Guidance for Use (ISO 37301:2011), uitgegeven door de International Organization for Standardization in 2021.
Volgens ISO 37301:2011 moet een onderneming een persoon aanwijzen die verantwoordelijk is voor en de leiding neemt over de werking van het compliancemanagementsysteem. Daarom hebben CSE's die voldoen aan ISO 37301:2011 ook de functie van CCO ingesteld om aan de vereisten te voldoen.
Op basis van de ervaring van deze CSE's vereist SASAC formeel dat alle CSE's de functie van CCO in de 2022-maatregelen vaststellen.
Op 12 oktober 2022 heeft China zijn eigen nalevingsbeheersystemen afgekondigd: vereisten met richtlijnen voor gebruik (GB/T35770-2022) (合规管理体系要求及使用指南), wat in wezen gelijk is aan ISO 37301:2011.
Dit betekent dat CSE's die voldoen aan GB/T35770-2022 ook de functie van CCO moeten instellen.
Op dit moment zijn bijna alle CSE's bezig met het opzetten van compliancemanagementsystemen en de functie van CCO, en velen van hen zijn op weg naar certificering van compliancemanagementsystemen onder ISO 37301:2011 en GB/T35770-2022.
Deze praktijk wordt ook uitgebreid van CSE's naar lokale staatsbedrijven. De provincie Guangdong vereist bijvoorbeeld dat staatsbedrijven die onder haar jurisdictie vallen, ook certificering volgens ISO 37301:2011 moeten accepteren. Dit betekent dat deze ondernemingen ook de functie van CCO zullen opzetten.
III. Onze opmerkingen
Volgens de Maatregelen van 2022 zal de CCO gelijktijdig worden overgenomen door de General Counsel. Dit betekent dat degene die deze functie vervult verantwoordelijk is voor zowel legal management als compliance management. Er bestaat echter een potentieel belangenconflict tussen deze twee verantwoordelijkheden.
Enerzijds kan de General Counsel, die tegelijkertijd de CCO is, rechtstreeks rapporteren aan de persoon die verantwoordelijk is voor de onderneming zonder het managementniveau te doorlopen voor nalevingswerk; aan de andere kant moet de General Counsel deelnemen aan het werk van het managementniveau op het gebied van juridisch beheer.
Dit betekent dat de CCO toezicht houdt op het werk waar hij eerder bij betrokken was. Met andere woorden, de CCO mag geen onafhankelijke neutrale status hebben.
We zullen blijven observeren hoe SASAC en CSE's dit conflict oplossen.
Medewerkers: Guodong Du
